엑셀로 만들 때 고민해야 하는 것들(1)

엑셀로 뭔가 할 때 더 적게 일하고 더 많은 결과를 얻기를 원하는 사람들에게  방법에 대해 조언하고자 한다. 

 

셀 병합에 대해 다시 생각하자.

마이크로소프트의 의도가 어떻든 간에 엑셀에서 셀 병합의 사용은 지양해야 한다. 셀 병합은 엑셀이 제공해주는 기능을 사용할 때 제약을 만든다. 가령 붙여 넣기를 할 때 셀 병합이 되어 있으면 셀의 크기가 다르다는 경고가 뜬다. 오류를 확인하고 다시 셀 병합을 풀어서 붙어 넣기를 할 때 집중력을 흐트러지고 일은 그만큼 늦어진다. 셀 병합은 제일 마지막에 해도 늦지 않다.

 

설계를 하자.

엑셀로 문서를 만들었을 때 생각지 못한 오차가 발생하기도 하고 IF 관련된 함수를 쓰면서 점점 복잡해지고 길어지는 수식에 이미 잘못된 것을 알면서도 돌아오지 못한 적이 있을 것이다. 대체로 이 문제의 원인은 설계다. 많은 사람들이 엑셀에서 설계를 간과하지만 사실 설계는 엑셀에서 가장 중요한 문제다. 제대로 된 설계는 오류를 줄이고 일을 줄여준다. 나는 엑셀로 무엇인가를 만들 때 2단계 구성을 가진다. 원본 데이터가 되는 곳과 최종적인 보고서이다.

 

설계에서 말한 원본 데이터를 구성한다면 데이터는 다음과 같은 원칙을 지켰으면 좋겠다.

 

셀 병합은 어디에도 없어야 한다.

셀 병합이 있으면 표를 만들 수 없고 셀 병합이 된 셀에서 첫번째를 제외한 나머지 부분은 빈 값을 가지게 되기 때문에 조건문을 만들 때 정말 괴롭다.

 

값을 입력할 때 자동화를 사용한다.

사람은 언제나 실수하고 관성에 따라 움직이기 때문에 사람이 입력한 데이터를 데이터 원본으로 사용하기에는 리스크가 크다. 반면에 자동화는 한 번 제대로 만들면 사람의 컨디션이나 상태에 무관하게 매우 정확한 값이 입력되기 때문에 리스크가 적다. 특히 많은 사람들이 하나의 파일을 쓴다면 더욱 그렇다.

 

가능한 모든 셀을 채운다.

사람은 표를 보고 직관적으로 여기에 무슨 값이 있다는 것을 이해하고 관용의 원칙에 따라 넘어가지만 기계는 그런 거  없다. 물론 사람이 보고서를 만들 때 이 부분을 감안해서 수식을 만들어 내기도 하지만 한 가지 더 생각하면서 만들어야 한다는 사실 자체가 생산성을 저해한다.

 

데이터베이스에 아무것도 하지 않는다.

엑셀은 다른 도구들과 달리 데이터 수정이 너무 쉽다. 아예 접근하지 않는 것이 좋다. 만약 데이터에 필터를 걸고 항목을 보고 싶으면 차라리 filter 함수를 쓰기를 권장한다. 아니 무조건 써라. 데이터 원본이 변조되면 더 이상 볼 것 없이 그 문서는 틀린 문서가 된다.

 

데이터베이스에서 Key 가 될 수 있는 부분을 사용하지 않더라도 만들면 좋다.

데이터베이스에서 사용하는 key라는 개념은 엑셀에 존재하지 않는다. 하지만 만들 수 있다. 만들어 두면 데이터를 확장하는데 좋다.

 

꼭 데이터베이스가 하나의 시트에 표현될 필요는 없다.

어떤 값은 여러 가지 측면에서 분석될 수 있다. 경우에 따라서는 하나의 양식으로 표현되지 않는 경우도 있다. 이 때 Key 값을 가지고 있으면 여러 시트에 나누어 표현할 수 있다. 양식이 다르다면 나누는 게 훨씬 편하다.

 

표 기능

너무 편하다. 색, 모양 같은 고민에서 벗어나게 해주고 수식의 직관성을 높여준다.

 

엑셀 말고도 다른 프로그램이 있다는 것을 잊지 말자

엑셀이 만능이기는 하지만 모든 일에서 최고는 아니다. 파이썬만 조금 배워도 더 쉽게 해결할 일이 있다. 엑셀에 어느정도 자신감이 붙었으면 새로운 것을 공부할 때이다. 수확체감의 법칙을 잊지 말자.